Kebijakan Refund

Kebijakan Refund AkenPro Online dirancang untuk memberikan kejelasan dan transparansi mengenai ketentuan pengembalian dana atas produk dan layanan Enterprise ERP & POS. Kebijakan ini berlaku untuk seluruh transaksi melalui website resmi dan Customer Portal kecuali disepakati lain dalam kontrak enterprise.

1. Produk ERP

Lisensi dan langganan ERP AkenPro bersifat digital dan diaktivasi secara otomatis setelah pembayaran terverifikasi. Setelah sistem ERP aktif dan dapat diakses oleh Pelanggan, pembayaran tidak dapat di-refund dengan alasan apapun, termasuk perubahan kebutuhan bisnis atau ketidakcocokan fitur.

Sebelum aktivasi (status pesanan "Menunggu Pembayaran" atau "Pembayaran Diterima" tanpa aktivasi), Pelanggan dapat membatalkan pesanan dalam 24 jam dan meminta refund penuh via Customer Portal atau [email protected].

Refund khusus hanya berlaku jika terdapat defect kritis pada sistem yang tidak dapat diperbaiki oleh tim AkenPro dalam 30 hari kerja sejak laporan via tiket Customer Portal, setelah eskalasi ke tim engineering.

Biaya setup, implementasi, migrasi data, dan training yang sudah dilaksanakan tidak termasuk dalam refund lisensi ERP.

2. Produk POS

Lisensi software POS yang sudah diaktivasi dan license key telah diterbitkan melalui Customer Portal tidak dapat di-refund. Aktivasi lisensi POS dianggap final setelah key dapat digunakan untuk login terminal.

Pembatalan sebelum aktivasi lisensi (dalam 24 jam setelah pembayaran) dapat diajukan untuk refund penuh dikurangi biaya admin payment gateway jika applicable.

Upgrade modul POS (add-on) yang sudah diaktivasi tidak refundable. Downgrade modul berlaku efektif periode billing berikutnya tanpa refund selisih.

Untuk paket POS bundled dengan hardware, kebijakan refund software dan hardware berlaku secara terpisah sesuai seksi masing-masing.

3. Langganan (Subscription)

Langganan bulanan atau tahunan yang sudah memasuki periode aktif tidak dapat di-refund, termasuk sisa hari dalam periode billing yang sudah dibayar. Pelanggan dapat membatalkan auto-renewal agar tidak dikenakan biaya periode berikutnya.

Refund proporsional hanya dipertimbangkan jika: (a) pembatalan dalam 7 hari pertama periode billing; (b) belum ada penggunaan signifikan (kurang dari 10 transaksi atau 5 login); (c) diajukan via tiket Customer Portal dengan alasan yang jelas.

Keputusan refund proporsional adalah kebijakan AkenPro dan tidak bersifat otomatis. Jika disetujui, refund dihitung berdasarkan sisa hari yang belum terpakai dikurangi biaya admin.

Promosi free trial yang diupgrade ke paket berbayar mengikuti kebijakan refund paket berlangganan reguler setelah periode trial berakhir.

4. Storage & Add-on

Upgrade kapasitas storage cloud yang sudah aktif dan digunakan tidak dapat di-refund. Kapasitas storage yang sudah dialokasikan ke tenant Pelanggan tidak dapat dikembalikan meskipun penggunaan aktual di bawah limit.

Downgrade storage berlaku efektif periode billing berikutnya. Data yang melebihi limit paket downgrade harus dihapus atau di-export oleh Pelanggan sebelum downgrade efektif.

Add-on modules (payroll, CRM, marketplace integrator, dll.) yang sudah diaktivasi mengikuti kebijakan yang sama: tidak refundable setelah aktivasi.

Refund storage/add-on hanya dipertimbangkan jika upgrade dilakukan karena error sistem AkenPro yang terdokumentasi via tiket support.

5. Hardware POS

Perangkat hardware POS (terminal, printer, scanner, dll.) dapat direturn dan di-refund hanya jika cacat produksi (manufacturing defect) yang dilaporkan dalam 7 hari kalender sejak barang diterima Pelanggan.

Klaim defect wajib disertai: bukti pembelian dari Customer Portal, nomor resi pengiriman, foto/video unboxing, foto kerusakan, dan nomor seri perangkat. Barang harus dikembalikan dalam kondisi lengkap dengan aksesori original dan kemasan.

Hardware yang sudah diaktivasi, terintegrasi dengan sistem, atau menunjukkan tanda penggunaan normal tidak eligible untuk return/refund kecuali defect manufacturing yang terbukti.

Biaya pengiriman return untuk produk defect ditanggung AkenPro. Return karena alasan selain defect (misalnya salah order oleh Pelanggan) tidak eligible untuk refund.

6. Custom Development

Proyek pengembangan custom software mengikuti skema termin pembayaran yang disepakati dalam kontrak/proposal. Uang muka (DP) bersifat non-refundable setelah pekerjaan development dimulai, termasuk analisis kebutuhan, desain, dan sprint development awal.

Termin milestone yang sudah disetujui Pelanggan (sign-off/UAT passed) tidak dapat di-refund. Sengketa deliverable harus diselesaikan melalui revisi sesuai scope kontrak, bukan melalui refund.

Pembatalan proyek oleh Pelanggan setelah DP diterima mengakibukan forfeiture seluruh pembayaran yang sudah dilakukan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan, plus penalti pembatalan 15% dari sisa nilai kontrak.

Refund penuh DP hanya berlaku jika AkenPro gagal memulai proyek dalam 14 hari kerja setelah DP diterima tanpa force majeure.

7. Proses Pengajuan Refund

Permintaan refund diajukan melalui Customer Portal (kategori "Refund") atau email [email protected] dengan menyertakan: Order ID, invoice, alasan refund, bukti pendukung, dan rekening tujuan (jika berbeda dari sumber pembayaran).

Tim AkenPro akan melakukan review dan merespons keputusan dalam 14 hari kerja. Permintaan tambahan informasi akan dicommunicate via email atau Customer Portal.

Refund yang disetujui akan diproses ke rekening bank atau metode pembayaran asal dalam 14 hari kerja setelah approval. Refund ke kartu kredit/debit via Midtrans memerlukan 7–14 hari kerja tambahan sesuai siklus billing bank penerbit.

Status refund dapat dipantau real-time melalui Customer Portal. Notifikasi email akan dikirim saat refund diproses dan completed.

Terakhir diperbarui: 28 Juni 2026