Kebijakan Privasi

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana AkenPro Online ("AkenPro", "kami") mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, melindungi, dan membagikan data pribadi Anda saat menggunakan website https://akenpro.com, Customer Portal, serta seluruh produk dan layanan Enterprise ERP & POS kami. Kebijakan ini mematuhi Undang-Undang Perlindungan Data Pribadi (UU PDP) Republik Indonesia.

1. Data Yang Dikumpulkan

Kami mengumpulkan data pribadi yang Anda berikan secara langsung saat mendaftar akun, melakukan pembelian, mengisi formulir kontak, atau berinteraksi dengan layanan support. Data identitas meliputi nama lengkap, alamat email, nomor telepon/WhatsApp, jabatan, dan nama perusahaan.

Data transaksi dan pembayaran meliputi riwayat pesanan, detail invoice, metode pembayaran (tanpa menyimpan data kartu lengkap), Order ID Midtrans, dan status pembayaran. Data teknis meliputi alamat IP, jenis browser, perangkat, log akses sistem, dan cookie.

Untuk pengguna ERP/POS, kami juga memproses data operasional bisnis Anda (master produk, transaksi, inventory, karyawan) sebagai data processor sesuai instruksi Pelanggan. Data ini disimpan terpisah per tenant dan tidak digunakan untuk tujuan pemasaran.

Kami tidak mengumpulkan data sensitif (SARA, kesehatan, biometrik) kecuali secara eksplisit diperlukan untuk fitur tertentu dan dengan persetujuan Anda.

2. Penggunaan Data

Data pribadi digunakan untuk menyediakan, mengoperasikan, dan meningkatkan layanan AkenPro, termasuk aktivasi lisensi, pemrosesan pembayaran, pengiriman invoice, dan support teknis melalui Customer Portal.

Kami menggunakan data kontak untuk mengirim notifikasi transaksional (konfirmasi pesanan, reminder langganan, update tiket support) dan informasi produk yang relevan jika Anda opt-in menerima komunikasi pemasaran.

Data analitik digunakan untuk memahami pola penggunaan website, mendeteksi masalah teknis, mencegah fraud, dan mengembangkan fitur produk. Analisis dilakukan secara agregat dan tidak dijual ke pihak ketiga.

Data operasional bisnis Pelanggan hanya diproses sesuai instruksi Pelanggan dan perjanjian layanan, termasuk backup, restore, dan troubleshooting yang diminta via Customer Portal.

3. Penyimpanan Data

Data pribadi disimpan di server yang berlokasi di Indonesia dan/atau region Asia Tenggara dengan standar keamanan enterprise. Data operasional ERP/POS disimpan dalam arsitektur multi-tenant terisolasi per Pelanggan.

Periode retensi data mengikuti kebutuhan layanan: data akun aktif disimpan selama langganan berjalan; data akun nonaktif diarsipkan 30 hari sebelum dihapus permanen; data transaksi/invoice disimpan minimal 5 tahun sesuai ketentuan perpajakan Indonesia.

Log akses dan audit trail disimpan selama 12 bulan untuk keperluan keamanan dan compliance. Backup data cloud dilakukan harian dengan retensi 30 hari rolling.

Pelanggan enterprise dengan kontrak khusus dapat meminta lokasi penyimpanan dan kebijakan retensi spesifik yang disepakati secara tertulis.

4. Perlindungan Data

AkenPro menerapkan langkah-langkah keamanan teknis dan organisasi, termasuk enkripsi data in-transit (TLS 1.2+) dan at-rest, firewall, access control berbasis role, autentikasi multi-faktor untuk admin, dan monitoring keamanan 24/7.

Akses data pribadi Pelanggan dibatasi hanya pada personel AkenPro yang memerlukan akses untuk menjalankan tugas support, development, atau compliance, dengan pencatatan audit log setiap akses.

Kami melakukan assessment keamanan berkala dan patch management untuk memastikan infrastruktur bebas dari kerentanan kritis. Insiden keamanan akan dilaporkan ke Pelanggan terdampak dalam 72 jam sesuai kewajiban UU PDP.

Pelanggan juga bertanggung jawab menjaga keamanan kredensial akun internal dan menerapkan kebijakan password perusahaan yang kuat.

5. Cookie

Website dan Customer Portal AkenPro menggunakan cookie dan teknologi serupa untuk fungsi esensial, autentikasi, preferensi pengguna, dan analitik. Detail lengkap tersedia di Kebijakan Cookie kami.

Cookie esensial diperlukan agar website berfungsi (session login, keranjang, CSRF protection) dan tidak dapat dinonaktifkan tanpa mengganggu layanan. Cookie analitik dapat dikelola melalui banner persetujuan cookie.

Kami tidak menggunakan cookie untuk tracking lintas situs yang tidak terkait dengan layanan AkenPro. Cookie pihak ketiga terbatas pada Google Analytics dan layanan Midtrans saat proses checkout.

Anda dapat mengatur preferensi cookie melalui pengaturan browser atau banner consent di website kami.

6. Google Analytics

Kami menggunakan Google Analytics 4 (GA4) untuk menganalisis lalu lintas website secara anonim. GA4 mengumpulkan data seperti halaman yang dikunjungi, durasi sesi, perangkat, dan sumber traffic tanpa mengidentifikasi individu secara personal.

Data GA4 diproses oleh Google LLC sesuai Kebijakan Privasi Google. Kami telah mengkonfigurasi GA4 dengan IP anonymization dan tidak mengaktifkan fitur advertising remarketing.

Anda dapat opt-out dari Google Analytics dengan menginstal Google Analytics Opt-out Browser Add-on atau menolak cookie analitik melalui banner consent kami.

Data analytics hanya digunakan internal AkenPro untuk peningkatan website dan tidak dibagikan ke pihak ketiga untuk tujuan komersial.

7. Midtrans

Untuk pemrosesan pembayaran online, data transaksi (Order ID, nominal, metode pembayaran) dikirim ke Midtrans sebagai payment gateway resmi. Midtrans memproses data kartu/rekening secara langsung dan AkenPro tidak menyimpan nomor kartu kredit/debit lengkap.

Midtrans tunduk pada kebijakan privasi dan standar keamanan PCI-DSS mereka. Kami hanya menerima callback status transaksi untuk aktivasi layanan dan pencatatan keuangan.

Data pembayaran disimpan di Customer Portal dalam bentuk invoice dan receipt tanpa detail sensitif kartu. Pelanggan dapat mengunduh invoice kapan saja melalui portal.

Untuk pertanyaan terkait data pembayaran di sisi Midtrans, silakan merujuk ke kebijakan privasi Midtrans atau hubungi [email protected] untuk bantuan koordinasi.

8. WhatsApp

AkenPro menggunakan WhatsApp Business (+62 822 9806 9969) sebagai saluran komunikasi support dan notifikasi transaksional (konfirmasi pesanan, reminder langganan) jika Anda memberikan persetujuan.

Data yang diproses melalui WhatsApp meliputi nomor telepon, isi pesan, dan metadata komunikasi. WhatsApp/Meta memproses data sesuai kebijakan privasi mereka.

Anda dapat opt-out dari notifikasi WhatsApp non-transaksional kapan saja dengan membalas "STOP" atau menghubungi [email protected]. Notifikasi transaksional kritis (pembayaran, keamanan akun) tetap dikirim sesuai kebutuhan layanan.

Percakapan WhatsApp support dicatat untuk keperluan quality assurance dan dokumentasi tiket di Customer Portal.

9. Penghapusan Data

Anda berhak meminta penghapusan data pribadi dengan mengajukan permintaan via email [email protected] atau tiket Customer Portal. Permintaan akan diproses dalam 14 hari kerja setelah verifikasi identitas.

Penghapusan akun akan menghapus data profil, preferensi, dan akses login. Data transaksi/invoice yang wajib disimpan untuk compliance perpajakan akan di-anonymize dan disimpan sesuai periode retensi hukum.

Data operasional ERP/POS akan dihapus 30 hari setelah langganan berakhir tanpa perpanjangan, kecuali Pelanggan meminta export data sebelumnya atau kontrak enterprise menetapkan lain.

Backup data yang sudah di-rotate (lebih dari 30 hari) akan terhapus otomatis dan tidak dapat dipulihkan setelah permintaan penghapusan diproses.

10. Hak Pengguna

Sesuai UU PDP, Anda memiliki hak untuk: (a) mengakses data pribadi yang kami simpan; (b) memperbarui atau memperbaiki data yang tidak akurat; (c) menarik persetujuan pemrosesan data; (d) meminta penghapusan data; (e) meminta portabilitas data dalam format standar.

Permintaan hak subjek data dapat diajukan via [email protected] dengan menyertakan identitas dan detail permintaan. Kami akan merespons dalam 14 hari kerja.

Penarikan persetujuan untuk data yang diperlukan operasi layanan (misalnya email untuk login) dapat mengakibatkan ketidakmampuan kami menyediakan layanan penuh.

Anda berhak mengajukan keluhan ke otoritas perlindungan data jika merasa hak Anda dilanggar, setelah terlebih dahulu menyelesaikan dengan AkenPro.

11. Kontak

Untuk pertanyaan, permintaan data, atau keluhan privasi, hubungi Data Protection Officer AkenPro:

• Email: [email protected]
• WhatsApp: +62 822 9806 9969
• Alamat: Jalan Lingkungan III Gang Lingga 4 No.11, Tegalalur, Kalideres, Jakarta Barat 11820
• LinkedIn: Agus TS
• Website: https://akenpro.com
• Customer Portal: Tiket kategori "Privasi & Data"
• Jam Operasional: Senin–Jumat, 08:30–17:30 WIB

Kami berkomitmen menangani setiap permintaan terkait privasi dengan serius dan transparan.

Terakhir diperbarui: 28 Juni 2026